深圳市广电公益基金会档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强规范深圳市广电公益基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，提升归档质量，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》的有关规定，结合基金会的实际运营情况，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指基金会在登记、变更、注销以及业务和管理活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。

第二章 管理职责

第三条 综合服务部负责基金会的档案管理工作，将档案工作列入综合服务部的年度工作计划中，并明确档案管理人员的岗位职责，保持档案管理人员的相对稳定。

档案管理的主要职责是：

（一）制订基金会档案管理办法草案，并负责监督、指导和检查执行情况；

（二）负责基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、归档、保管、利用、统计、编研、移交、销毁、安全、借阅登记等档案管理工作；

（三）负责监督指导各部门/岗位的日常文件整理工作，统筹完成文件材料的立卷、归档工作；

（四）定期检查档案保管状况，确保档案安全与完整；

（五）做好档案管理工作的信息化建设。

第四条 档案整理以年度为单位，每年12月31日前，综合服务部提出档案整理清单，报秘书长审批后，各部门配合综合服务部开展档案整理工作。

第三章 档案类别

第五条 需要归档的文件材料包括以下几个方面：

（一）人事管理，包括人力资源管理办法、历史沿革、理事会名册、监事（会）名册、劳动合同、绩效考核、工资信息、离职证明、岗位交接清单、人事任免文件、员工名册等资料；

（二）行政管理，包括内部管理规章制度，基金会及各部门工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传册、年检报告、重要通话记录、印章使用等资料；

（三）资助管理，包括资助管理制度、资助协议、项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料；

（四）捐赠管理，包括捐赠管理办法、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料；

（五）合同管理，包括基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托等事项的协议书、合同书等；

（六）往来文件，包括基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，基金会制发的办字、基字、函字、报字、复字类等文书；

（七）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等；

（八）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料；

（九）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度财务收支审计报告、财务统计分析、财务报表等资料；

（十）资产管理，包括资产管理办法、资产评估报告、资产统计分析等材料；

（十一）会议管理，包括基金会党支部、理事会、监事会、秘书处、各部门工作会议等材料；

（十二）其他工作相关档案资料。

第六条 应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。若出现归属不明确的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。

第七条 基金会文件实行“双套制”归档，即纸质原文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件）。归档率、完整率、合格率均应达到95%以上，以便查考。

在纸质文件归档时，按照“年度—归档范围”的分类方案整理。其中，“其他类”仅为暂时存放难以归类的文件所用，不作为正式归档类别。

第八条 各部门应做好日常文件整理工作，及时归档，保质保量按时交接。综合服务部门应在各类档案管理规范规定的时间内接收档案，并办理交接手续。

第九条 基金会档案原则上只能现场查阅，不得外借，特殊情况必须借阅的，须经综合服务部门负责人批准。涉及基金会机密的档案材料，须经秘书长批准，严防泄密。

档案借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应及时办理续借手续。

第十条 借阅档案者须妥善保管、不得任意转借、复印、损污文件，归还时保证档案完整无损。

借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，借阅人须及时向综合服务部门负责人和秘书长报告，并负责追查。

因档案遗失或损坏给基金会带来负面影响或损失的，基金会将保留进一步追究相关工作人员责任的权利。

第十一条 基金会相关人员有下列行为之一，按情节轻重，予以警告、通报批评、解除劳动合同。若构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失或擅自销毁基金会档案；

（二）未经批准，擅自向外界提供、抄摘基金会档案；

（三）涂改、伪造档案；

（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

（五）未按手续借阅、外带者或越级查阅者。

第十二条 除会计档案及人事档案外，基金会一般档案保存期限为15年，期满后可销毁。

第十三条 档案销毁的具体工作由综合服务部办理。综合服务部门应认真鉴定，确定需销毁的档案，并编制销毁清册，经秘书长签字审核后，连同销毁档案的书面报告报送理事长签字批准。

第十四条 档案销毁时要有档案人员二人以上，共同在销毁清册上签字。

第十五条 因档案管理人员工作岗位调动和离职，或基金会档案管理工作安排，需移交相关档案的，必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

第四章 电子文件管理

第十六条 电子文件应规范命名和目录格式，以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及电子文件，以便查阅和电子检索。

第十七条 电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案档号。

第十八条 定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其长期、有效利用。

第五章 保管要求

第十九条 档案室应配备符合安全防护要求的设备、装具。

第二十条 档案存放位置应标识清楚，便于查找。

第二十一条 档案管理人员须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。

第二十二条 应建立档案借阅制度与公开保密制度，提供便捷的信息资源检索工具，进行档案信息公开和合理封闭。

第二十三条 根据基金会发展需要开展档案编研，为各项活动提供必要的档案信息资源。

第六章 附则

第二十四条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规、规章、规范性文件和基金会章程的规定执行。

第二十五条 本制度由深圳市广电公益基金会负责制定、补充或解释。

第二十六条 本制度经深圳市广电公益基金会第三届理事会第六次会议审议通过后生效。